Som I måske har læst eller hørt, skal folkekirken fra den 1. januar 2023 påbegynde brugen af elektroniske bilag.

Det betyder, at der til posteringen skal være tilknyttet et billede af bilaget.
Som minimum skal i scanne jeres bilag ind og hæfte dem til bilagene i bogføringskladden.

Indscanning

Gå ind i elektroniske bilag (i systemet) –> Bilag og find knappen Scan bilag.

Her er 2 muligheder
Læg bilagene i scanneren og vælg Scan Bilag
Er bilaget allerede scannet eller gemt fra en mail, så vælg knappen Importer PDF

Vælg herefter knappen Gem scannede bilag

Godkend bilag

Her er 2 muligheder
Hvis bilaget allerede er godkendt (underskrevet), vælges knappen Godkend manuelt.
Brug Attesteringssystemet til få godkendt bilagene

Når bilagene er markeret grønne er de godkendt i systemet og kan bogføres.

Registrering af indhold i bilaget.

Her er 2 muligheder
Bliv stående på bilaget, sæt banken som modkonto udfyld posteringstekst, beløb og fortsæt med posteringsdato, arts- og formålskonto. Klik på Overfør

Vælg bogføringskladde. I feltet bilag trykkes på drop-down knappen (de tre prikker). I drop-down listen vælges det elektroniske bilag, der skal vedhæftes. Tast oplysningerne fra bilaget som normalt. Bilagsnummeret er nu rødt.

Bogføring

Her er 1 mulighed
Bilagene ender altid i Bogføringskladden og kan efterfølgende bogføres herfra.
Ovenstående er den simple version som opfylder kravene fra Kirkeministeriet.
Vores anbefaling er at i prøver at lege med det nu og få nogle erfaringer.

Før i gemmer scannede bilag, så prøv at samle og dele bilaget.

Overvej hvordan jeres procedurer for godkendelse, betaling og bogføring er og om de eventuelt kan optimeres.
Vil det fungere at ex formanden får en mail og kan godkende bilag?
Vil det fungere at der tages et billede af bonner når der er handlet og at den sendes direkte ind i systemet?
Det kan være en fordel at sætte beløb på når bilaget godkendes, for så er det nemmere at finde igen.